Holen Sie mehr aus Ihrem E-Mail-Management heraus!
Steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen durch intelligentes E-Mail-Management.
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Wir bieten Ihnen die optimale E-Mail-Management-Lösung.
E-Mail-Archivierung bedeutet mehr, als E-Mails in einen Ordner in Outlook zu verschieben: Rechtliche Vorschriften, aber auch beeindruckende neue Möglichkeiten sprechen für eine professionelle Lösung. Aber was kann so eine Lösung leisten und was ist dafür erforderlich?
Die rechtssichere Archivierung von E-Mails gewinnt immer mehr an Bedeutung. Die Dringlichkeit für eine langfristige Lösung steigt in dem Maße, in dem der Anteil der E-Mails an der Geschäftskorrespondenz zunimmt. Im Durchschnitt werden bereits etwa 80 % des gesamten geschäftlichen Schriftverkehrs auf diesem Wege versendet – und all dies muss in vielen Unternehmen revisionssicher aufbewahrt werden. Oft werden eingehende E-Mails auch nicht in Akten abgelegt wie eingehende Briefpost, sondern verbleiben im E-Mail-Postfach des Empfängers. Oder sie werden ausgedruckt – ein unnötiger Mehraufwand.
In jahrzehntelanger Zusammenarbeit mit mittelständischen Unternehmen aus unserer Heimatregion haben wir ein gutes Gespür für die jeweiligen Umstände und Ansprüche entwickelt. Bei zahlreichen Digitalisierungsprojekten haben wir immer wieder festgestellt, wie groß der Bedarf für gut integrierte E-Mail-Management-Lösungen ist. Dabei hat sich für unsere Kunden der Einsatz der modularen Lösung von d.velop besonders bewährt.
Ihre Vorteile mit d.velop-E-Mail-Management im Überblick:
Rechtssichere Archivierung
Alle dafür ausgewählten E-Mails werden in einem revisionskonformen Format in digitalen Akten archiviert. Dabei werden geltende Aufbewahrungsfristen und sonstige geltende Anforderungen an die Datenhaltung selbstverständlich berücksichtigt.
Schneller Zugriff auf Informationen
Das E-Mail-Management ist in das Dokumentenmanagement d.3 von d.velop eingebunden, das nahtlos in Outlook integriert ist. Beim Verfassen oder Beantworten einer E-Mail stehen Ihnen dadurch sämtliche relevanten Geschäftsvorgänge und Informationen zur Verfügung, ohne dass Sie Outlook verlassen müssen.
Automatische Zuordnung
Relevante Informationen können automatisch aus E-Mails ausgelesen werden. Auf Basis dieser Informationen können die eingehenden E-Mails dann automatisiert weiterverarbeitet werden, zum Beispiel indem sie bestimmten Vorgängen und elektronischen Akten zugeordnet werden.
Integrierte Anwendung
In die ECM-Umgebung von d.velop eingebunden, entfaltet das E-Mail-Management sein volles Potenzial. E-Mails stehen Ihnen gemeinsam mit allen Rechnungen, Briefen, Verträgen und sonstigen Informationen und Dokumenten zu einem Vorgang in einer einheitlichen Oberfläche zur Verfügung – egal, ob Sie gerade in Word, Excel, Outlook, Dynamics AX/NAV oder einem anderen vergleichbaren ERP, CRM und Buchhaltungssystem arbeiten.
Warum ein E-Mail-Management-System für viele Unternehmen unverzichtbar ist
Die üblichen E-Mail-Anwendungen bieten meist nur sehr begrenzte Funktionen und sind nicht zu kollaborativen Aufgaben oder gar rechtssicherer Archivierung in der Lage. Ein E-Mail-Management-System schließt diese Lücke und macht den Umgang mit der täglichen Mailflut für Unternehmen zum Kinderspiel. Sie profitieren dabei vor allem von mehr Effizienz und einem langfristig sicheren, skalierbaren und modular erweiterbaren System für einen der bedeutendsten Kommunikationswege Ihres Unternehmens. Die Vorteile bei der E-Mail-Archivierung sprechen auch bei kleineren Betrieben, die sich nicht schon wegen der Anzahl der Mitarbeiter und des schieren Kommunikationsumfangs für E-Mail-Management entscheiden sollten, für eine professionelle Lösung. Wir beraten Sie gerne individuell zu Ihren Möglichkeiten – kontaktieren Sie uns!
Die Stärken von d.velop bei der E-Mail-Archivierung
1. Entlastung des E-Mail-Servers und der Postfächer: Durch automatische Archivierung werden die Posteingangsordner deutlich entlastet. Die Abspeicherung archivierter E-Mails in einem komprimierten Format spart Speicherplatz auf dem E-Mail-Server – dabei bleiben sämtliche archivierten Mails weiterhin durchsuchbar und werden in digitalen Akten dargestellt.
2. Effizienteres und schnelleres Arbeiten: E-Mail-Management ergänzt die Vorteile von E-Mails um eine nahtlose Integration in alle weiteren Vorgänge in Ihrer ECM-Umgebung, zum Beispiel Business Process Management oder Vertragsmanagement. Gleichzeitig sind archivierte E-Mails zentral verfügbar und werden aufgrund ausgelesener Inhalte automatisch den passenden Vorgängen zugeordnet. Statt aufwendig komplette Korrespondenzen zusammenzusuchen, können Ihre Mitarbeiter nun mit wenigen Klicks alle gesuchten Informationen finden. Wir gestalten für Sie den mobilen Arbeitsplatz der Zukunft.
3. Kompatibel mit IBM Domino und Microsoft Exchange: Beide E-Mail-Systeme können mit der d.velop-Lösung verwendet werden. Dabei sind Sie nicht an ein System gebunden – auch der Wechsel ist mit Ihrer E-Mail-Management-Lösung problemlos möglich.
Gleichzeitig ist das System von d.velop modular aufgebaut und lässt sich in vielen Bereichen individuell an die Größe und die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassen. Wir beraten Sie gerne bei der Auswahl und Realisierung einer genau auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Lösung – vereinbaren Sie am besten gleich einen Termin für ein Beratungsgespräch!
So funktioniert die Umstellung auf eine E-Mail-Management-Software
Ein E-Mail-Management-System ist in der Regel in die Umgebung eines Enterprise-Content-Management-Systems eingebunden. Ein solches System verwaltet sämtliche Dokumente eines Unternehmens digital, von der Eingangspost und eingehenden Rechnungen bis zu den Dokumenten aus dem Qualitätsmanagement. Dafür werden analoge Dokumente gescannt, automatisiert ausgelesen und den entsprechenden elektronischen Akten zugeordnet. Mit E-Mail-Management binden Sie die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz mit in dieses System ein. Und zwar in zwei Richtungen: E-Mails werden in digitalen Akten zusammen mit anderen Dokumenten archiviert, andersherum stehen aber auch alle relevanten Dokumente aus der digitalen Akte direkt in Outlook zur Verfügung. Der Bruch zwischen gedruckten und elektronischen Schreiben und Dokumenten, der immer wieder Mehraufwand durch den Wechsel vom Computer zum Aktenschrank verursacht hat, entfällt also komplett.
Für vollwertiges E-Mail-Management benötigen Sie zunächst ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem, wie d.3 von d.velop. Wir beraten Sie gerne detailliert dazu, was die Umstellung für Ihr Unternehmen bedeuten würde und von welchen Varianten Sie besonders profitieren. Sie werden schnell sehen: Die Umstellung lohnt sich, denn fast alle Abteilungen und Mitarbeiter werden entlastet und können ihre Kapazitäten sinnvoller einsetzen als für die aufwendige Suche nach Informationen.