Eingangspostmanagementsysteme: Digital und effizient den Überblick behalten
Denn zukunftsfähiges Eingangspostmanagement beginnt mit der optimalen digitalen Eingangspostverarbeitung.
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Warum Sie sich an Gerard wenden sollten? Weil wir das passende Eingangspostmanagementsystem für Sie finden!
Je größer ein Unternehmen wird, desto größer wird auch der Umfang der jeden Tag anfallenden und täglich neu eintreffenden Kommunikation. Und somit steigt auch der Bedarf für eine Lösung, die all die E-Mails, Faxe und Briefe zuverlässig und übersichtlich im Griff behält. Eine solche Lösung setzt selbstverständlich bereits bei der Eingangspostverarbeitung an. Und sie sollte eine einheitliche Zugriffsmöglichkeit auf sämtliche Korrespondenzen schaffen. Die digitale Archivierung der Eingangspost eröffnet aber auch ganz neue Möglichkeiten, die Kommunikation in Ihrem Unternehmen noch effizienter zu gestalten: Der Posteingang kann während der Digitalisierung nach seinen Inhalten sortiert und sofort entsprechend zugeordnet werden. Außerdem ist ein zeitgleicher, standortunabhängiger Zugriff auf die digitalisierten Dokumente und Briefe möglich.
Als regional verwurzelter IT-Partner unterstützen wir Sie gerne dabei, Ihre Eingangspost mit digitaler Unterstützung schneller, effizienter und komfortabler zu managen – und selbstverständlich auch dabei, sie in Ihre Dokumentenmanagementlösung zu integrieren. Dabei können Sie sich auf umfassenden Service und langjährige Erfahrung aus zahlreichen Digitalisierungsprojekten mit mittelständischen Unternehmen verlassen. Wir hören Ihnen genau zu. Und wir finden mit Ihnen zusammen die individuell beste Lösung.
Die Vorteile der digitalen Eingangspostverarbeitung auf einen Blick:
Einheitliches Format
Sämtliche schriftliche Kommunikation steht in einem einheitlichen, digitalen Format für alle oder ausgewählte Mitarbeiter vollständig und standortunabhängig zur Verfügung und kann digital durchsucht werden. So wird auch die Bearbeitung umfangreicherer und komplexere Vorgänge deutlich beschleunigt. Außerdem wird die Weiterverarbeitung von empfangenen Briefen und Dokumenten in verschiedenen Unternehmenssystemen vereinfacht.
Schnelle Sortierung
Der Posteingang kann nicht nur nach dem Absender und dem Empfänger, sondern auch nach inhaltlichen Kriterien sortiert werden, die beim Scanvorgang erfasst werden. Das ermöglicht das Filtern und Durchsuchen von eingehender Briefpost mit ähnlicher Effizienz, wie Sie es vom E-Mail-Posteingang gewohnt sind. Briefe können dank entsprechender Dateinamen sofort den passenden Vorgängen zugeordnet werden.
Intelligente Akten
Die digitalisierte Eingangspost kann in logisch aufgebauten digitalen Akten mit Daten aus anderen Unternehmenssystemen wie ERP, CRM oder Buchhaltung zusammengeführt werden. So stehen Ihnen und Ihren Mitarbeitern ständig aktuell alle relevanten Informationen und Korrespondenzen zu einem Vorgang zur Verfügung.
Individuelle Lösungen
Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen an die Eingangspostverarbeitung und an das Dokumentenmanagement. Diese ergeben sich nicht zuletzt aus den unterschiedlichen Unternehmensgrößen und Geschäftsfeldern. Mit viel Erfahrung und geschultem Blick realisieren wir mit den neuen, digitalen Möglichkeiten für Sie genau die Lösung, die Ihren Wünschen und Anforderungen am besten entspricht!
Wie bewältigt ein digitales Eingangspostmanagementsystem die tägliche Postflut?
Für die digitale Erfassung von Eingangspost sind drei Schritte erforderlich. Der erste Schritt besteht aus dem Einscannen der Eingangspost. Der zweite Schritt umfasst die inhaltliche Erfassung und Benennung der Dokumente und Briefe. Der dritte Schritt ist die digitale Archivierung der Eingangspost, die dann zentral für Sie und Ihre Mitarbeiter zur Verfügung steht.
1. Einscannen der Eingangspost: Nur für diesen Schritt wird die physische Eingangspost noch benötigt. Sämtliche eingehenden Schreiben und Dokumente werden eingescannt und von leistungsfähiger Software in digitale Dokumente umgewandelt. So werden alle weiteren Schritte ermöglicht.
2. Inhaltliche Erfassung: Bereits im Zuge des Scanvorgangs kann der Inhalt der Dokumente digital erfasst werden. So können zum Beispiel Dateinamen generiert werden, die direkt auf den Inhalt schließen lassen. Dies macht die weitere Verarbeitung in Unternehmenssystemen sowie das Auffinden von einzelnen Briefen und Dokumenten einfacher.
3. Digitale Archivierung: Die digitalen Dokumente werden zentral archiviert und stehen so dauerhaft zur Nutzung und Weiterverarbeitung zur Verfügung. Ein digitales Archiv spart nicht nur den Platz, den Aktenarchive in Ihren Büro- oder Lagerräumen einnehmen würden – es macht auch das Auffinden von Briefen, Vorgängen oder Akten deutlich einfacher und schneller möglich.
Damit ist das digitale Eingangspostmanagementsystem ein wichtiger Bestandteil Ihres digitalen Business Process Managements. Besonders für die Eingangsrechnungsverarbeitung ergeben sich hierbei zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung und Vereinfachung von täglich anfallenden Prozessen. Aber auch das Vertragsmanagement wird einfacher, wenn alle relevanten Dokumente als digitale Akte immer aktuell zur Verfügung stehen. Wir unterstützen Sie gerne bei umfassenden Lösungen: Vom digitalen Posteingang bis hin zu jedem in Ihrem Unternehmen anfallenden Vorgang.
Jetzt ist die Post bereit zur Weiterverarbeitung – dank passender Eingangspostmanagementsoftware
Der Schlüssel dafür, die eingescannten Briefe und Dokumente aus Ihrem Eingangspostmanagementsystem für Ihr Unternehmen optimal nutzbar zu machen, liegt in den passenden Schnittstellen. Aufgrund der positiven Erfahrungen unserer Kunden vertrauen wir auf das Dokumentenmanagementsystem d.3 von D.Velop, das Ihnen Ihre Dokumente aus verschiedenen Quellen in logisch aufgebauten digitalen Akten zur Verfügung stellt. Gleichzeitig verfügt das System über Schnittstellen zur Kommunikation mit Ihren CRM- oder ERP-Systemen sowie mit SAP, Navision oder Outlook.
Eine weitere mögliche Lösung ist Microsoft SharePoint, das Sie ebenfalls als vollwertiges System in Ihrem Unternehmen einsetzen können. So können Sie die kollaborativen und gut integrierten Funktionen dieser etablierten und zuverlässigen Software für Ihre zukunftsfähige Dokumentenverwaltung nutzen. Die optimierten Workflows sorgen für eine deutliche Beschleunigung vieler Vorgänge. Besonders die Mitarbeiter schätzen dabei die intuitive Bedienung und den gut strukturierten Aufbau der archivierten Informationen.
Gerne sind wir Ihr Partner für Ihr gesamtes Business Process Management. Die Vorteile einer kompletten Lösung aus einer Hand sind klar: Alle beteiligten Systeme sind nahtlos ineinander integriert. Und Sie können den vollen Funktionsumfang und die optimale Effizienz für sich und Ihren Unternehmensvorteil nutzen.
Wir beraten Sie aber auch gerne zu Ihren Möglichkeiten, eine leistungsstarke Eingangspostverarbeitung in eine bestehende digitale Dokumentenverwaltung zu integrieren.