Eingangsrechnungsverarbeitung

Eingangsrechnungsverarbeitung kann so einfach sein. Durch die Cloud!

Mit digitaler Technik können Sie deutlich effizienter Ihre ​Eingangsrechnungen verwalten indem Sie  gezielt die Informationen aus den ​Eingangsrechnungen erfassen​ und die eingescannten ​Rechnungen digital archivieren​.
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Alles in einem Prozess: Von der Freigabe bis zur Zahlung

Als Teil Ihrer Eingangspostverarbeitung nimmt die ​Eingangsrechnungsverarbeitung​ eine besondere Stellung ein: Auf den Eingang einer Rechnung folgen in der Regel bestimmte festgelegte Schritte, von der Freigabe bis zur Zahlung. Deshalb eröffnet sich durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ein besonders großes Potenzial für mehr Effizienz und Zeitersparnis. Die digitalisierten Rechnungen können, wie es die Eingangsrechnungsverarbeitung Dokumentenmanagementsystem​-Integration bietet, direkt weiterverarbeitet werden: Im Dokumentenmanagementsystem werden sie zum Beispiel automatisch Vorgängen zugeordnet und sind schnell und einfach auffindbar.

Als erfahrenes Familienunternehmen begleiten wir bereits seit über acht Jahrzehnten Change Management Prozesse im Büroalltag, um diese auf die Zukunft auszurichten und Sie zeitgemäß durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und der ​E-Rechnung​ zu begleiten. Lassen Sie sich gerne von uns zu Ihren individuellen Möglichkeiten beraten, wie Sie Ihren Posteingang und Ihre Dokumentenverwaltung mit zukunftsweisenden digitalen Technologien moderner und effizienter gestalten können!

Genauigkeit 

Alle eingegangenen Rechnungen werden im Eingangspostmanagement komplett erfasst und stehen in digitaler Form zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Zahlendreher bei der IBAN, der Rechnungsnummer oder dem Überweisungsbetrag, vor allem am Montagmorgen, gehören der Vergangenheit an.

Effizienz

Bestimmte Inhalte können bereits beim Scannen der Rechnungen erfasst werden. So können nachfolgende Verarbeitungsschritte automatisiert werden. Und Ihre Buchhaltung wird von immer wiederkehrenden Tätigkeiten befreit.

Vielseitigkeit

Die digitalisierten Rechnungen können auf vielfältige Weise weiterverarbeitet werden. Sie können zum Beispiel in logisch aufgebauten digitalen Akten abgelegt werden, nach geltenden rechtlichen Vorschriften digital archiviert werden und natürlich in verschiedene Geschäftsprozesse weitergereicht werden, zum Beispiel in die Rechnungsprüfung.

Sicherheit

Datenschutz und Datensicherheit sind uns besonders wichtig. Individuelle Berechtigungen für Ihre Mitarbeiter stellen sicher, dass sensible Dokumente und Rechnungen nur von den tatsächlich befugten Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden können.

Ihre ​Eingangsrechnungen verwalten​ – mit digitaler Effizienz

Keine Rechnung geht mehr verloren, keine Überweisung scheitert mehr an einem Tippfehler und Ihre Buchhaltung hat die Hände frei, um sich anspruchsvolleren Aufgaben zu widmen. Es ist also gar keine Frage: Digitale ​Rechnungsverarbeitung​ ist deutlich effizienter als die herkömmliche Verarbeitung von Rechnungen auf Papier. Daher ist die Digitalisierung auch ein wichtiger Bestandteil von zeitgemäßem Business Process Management. Aber was genau benötigen Sie für die Umstellung auf eine digitale Verarbeitung von Posteingang und Rechnungen? Wir beraten Sie gerne dazu, wie Sie in Ihrem Unternehmen diesen Weg am besten gehen können und welche Möglichkeiten Ihnen den größten Nutzen bringen. In der Regel sind vor allem diese Voraussetzungen wichtig:

1. Moderne Multifunktionssysteme: Scanner und Drucker sind die Schnittstellen zwischen herkömmlichen Dokumenten und Ihrem digitalen Dokumentenmanagementsystem. Dabei legen wir bei der Auswahl von Geräten und Softwarelösungen großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz sowie auf umfangreiche Administrationsmöglichkeiten.

2. Digitales Dokumentenmanagementsystem: Mit Systemen wie d.3 von d.velop oder Microsoft SharePoint behalten Sie den Überblick über all Ihre digitalisierten und digital archivierten Korrespondenzen und Dokumente. Wenn Sie ​Rechnungen scannen und archivieren​, sind sie über ein solches DMS für alle berechtigten Mitarbeiter auffindbar – und zwar je nach gewähltem System auch ortsunabhängig von jedem Gerät mit Internetzugang aus.

3. Digitale ERP-, CRM- und Buchhaltungssysteme: Vor allem für den digitalisierten Rechnungseingang ist es sinnvoll, die Daten direkt in einem digitalen Buchhaltungssystem weiterzuverarbeiten. Solche Programme werden inzwischen ohnehin in den meisten Betrieben genutzt. Auch hier erfolgt die Integration häufig über ein DMS.

4. Office-Software: Die Dokumente aus Ihrem Dokumentenmanagementsystem können über eine entsprechende Schnittstelle auch in Microsoft-Office-Produkten, wie Outlook, weiterverwendet werden. Je nach Unternehmen ist auch eine Integration in SAP, Navision oder DATEV sinnvoll. Gerne sind wir Ihr verlässlicher Partner für den gesamten Digitalisierungsprozess inklusive der digitalen ​Eingangsrechnungsverarbeitung​ – und finden die effizientesten Lösungen für Sie, egal ob Sie Ihre Buchhaltung bisher noch auf Papier erledigen oder bereits digitale Systeme einsetzen.

Automatisierte ​Rechnungsverarbeitung​ spart Ihnen Zeit und Geld!

Die Effizienz lässt sich deutlich steigern, wenn Sie nicht nur ​Eingangsrechnungen erfassen lassen, sondern mit intelligenten Systemen die wichtigen Informationen aus den Rechnungen bereits beim Scanprozess auslesen. Diese Informationen können dann automatisiert Geschäftsprozesse auslösen oder direkt in integrierten Systemen weiterverarbeitet werden. Und das ist nicht nur technisch möglich – wir haben solche Lösungen auch bereits in zahlreichen Unternehmen realisiert und die Buchhaltungsabteilungen dieser Unternehmen deutlich von bestimmten Aufgaben entlasten können.

Der Schlüssel zu einer automatisierten Rechnungsverarbeitung liegt in der gelungenen Integration von Multifunktionssystemen, verarbeitender Software, Dokumentenmanagement und Buchhaltungssoftware. Wenn Sie ​Rechnungen scannen und archivieren​, können die Rechnungen auch nach inhaltlichen Kriterien automatisiert in digitalen Akten und Archiven abgelegt werden – zum Beispiel, indem Kunden- oder Vorgangsnummern automatisch ausgelesen werden. Das erleichtert das Auffinden alter Rechnungen, die Sie sonst lange in Aktenschränken suchen müssten.

Außerdem verringert es das Problem „loser Rechnungen“, die irgendwann einmal einem Vorgang entnommen und nicht wieder ordnungsgemäß zugefügt wurden. Auf ähnliche Weise lässt sich auch das digitale Vertragsmanagement in großen Teilen automatisieren und effizienter gestalten.

Wir entwickeln gerne mit Ihnen zusammen eine individuelle Lösung, die genau Ihren geschäftlichen Anforderungen gerecht wird und den Zeitaufwand in Ihrer Buchhaltung deutlich reduziert. Wir kennen uns bestens mit den unterschiedlichen Voraussetzungen und Ansprüchen mittelständischer Unternehmen aus. Und wir würden uns freuen, auch Sie beim Schritt in die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung begleiten zu dürfen.