Die digitale Personalakte – mobil, effizient und rechtssicher
Mehr Service für die Mitarbeiter, eine Entlastung für die Personalabteilung und weniger lästige Aktenschränke – die Digitalisierung der Personalakte ist grundsätzlich empfehlenswert. Aber was müssen Sie bei der Einführung der elektronischen Personalakte beachten?
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Stand-alone-Software oder Integration: Wir finden die beste Lösung für Sie!
Es gibt für die digitale Personalakte Anbieter, die Stand-alone-Software für Personalabteilungen anbieten. Andererseits gibt es aber auch die Möglichkeit, die digitale Personalakte in einem bestehenden oder neu zu schaffenden Dokumentenmanagementsystem zu integrieren. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. In den meisten Fällen raten wir aber zu einer integrierten Lösung für die digitale Personalakte: Einführung und Nutzung werden dabei deutlich erleichtert, weil eine bereits bekannte Oberfläche verwendet wird und zahlreiche Schnittstellen zur Verfügung stehen. Außerdem kann die vorhandene Berechtigungsstruktur weitergenutzt werden – Ihre Mitarbeiter müssen sich also keine zusätzlichen Passwörter merken.
Gerne beraten wir Sie zu den Voraussetzungen für die Einführung einer digitalen Personalakte. Mit jahrzehntelanger Erfahrung als zuverlässiger Partner für technische Lösungen zum Business Process Management für den Mittelstand haben wir ein genaues Auge dafür, wie wir Ihnen helfen können – und ein offenes Ohr für Ihre individuellen Ansprüche und Vorstellungen.
Die Vorteile der Digitalisierung von Personalakten auf einen Blick:
Platzersparnis
Je nach Anzahl der Mitarbeiter kann die Lagerung der Personalakten eine ziemliche Herausforderung darstellen. Denn sie müssen einerseits ständig verfügbar, aber andererseits vor unberechtigtem Zugriff geschützt sein. Die digitale Personalakte löst dieses Problem.
Zeitersparnis
Alle Informationen aus allen Akten sind ständig an allen Ihren Standorten verfügbar – so können Anfragen von Mitarbeitern schnell beantwortet werden und Ihre Personalabteilung kann deutlich schneller und effizienter arbeiten.
Rechtssicherheit
Aktuelle Softwarelösungen erfüllen in der Regel alle rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Personaldaten. Updatefähige Lösungen sind auch für zukünftige Anforderungen bestens gewappnet. Außerdem können alle Akten sicher archiviert werden.
Schnittstellen
Über entsprechende Schnittstellen sind alle Daten und Informationen aus den Personalakten auch in anderen Programmen und Systemen nutzbar, was wieder eine deutliche Zeitersparnis bringt und dabei hilft, Übertragungsfehler zu vermeiden.
Der zentrale Vorteil ist dabei die Flexibilität der digital gespeicherten und digital verarbeitbaren Daten und Informationen aus den Akten – sie nehmen deutlich weniger Platz in Anspruch als gedruckte Akten, bieten aber deutlich mehr Möglichkeiten und Funktionen. In Unternehmen mit einem vollständig digitalisierten Dokumentenmanagement ist der Umstieg auf die elektronische Personalverwaltung deshalb aus unserer Sicht ein selbstverständlicher Schritt. Eventuelle Sicherheitsbedenken lassen sich durch den Einsatz zertifizierter und bewährter Softwarelösungen ausräumen. Als Ihr zuverlässiger Partner sorgen wir für ein abgestimmtes IT-Security Konzept, welches den modernen Datenschutzvorschriften standhält.
Welche Voraussetzungen erfordert die elektronische Personalakte?
Als wichtigste Voraussetzung benötigt die elektronische Personalakte Software, die die Funktionen von Akten und Aktenschränken übernimmt. Diese sollte möglichst genau auf Ihre Anforderungen und Ihre betriebliche Situation angepasst sein, damit Sie nicht in eine komplizierte Lage mit mehreren Stand-alone-Lösungen geraten, die weniger Übersicht bietet als Lösungen auf Papier. Gerne beraten wir Sie als kompetenter Partner für den gesamten Digitalisierungsprozess umfassend zu Ihren Chancen und dem damit verbundenen Aufwand und Nutzen.
Ein sehr wichtiger Punkt ist die konkrete betriebliche Einführung: Elektronische Personalakte, digitales Vertragsmanagement und andere Digitalisierungsschritte verändern grundlegend bestimmte Abläufe im Unternehmen und die Mitarbeiter sollten dabei unbedingt berücksichtigt werden. Daraus ergeben sich einige Punkte, die Sie bei der Einführung einer elektronischen Personalakte beachten sollten:
1. Integrierte Lösungen bevorzugen: Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem wie d.3 von d.velop nutzen, dann haben Sie einen nahtlosen Übergang zwischen digitalen Personalakten, anderen digitalen Akten und Ihren gesamten Unternehmenssystemen, von SAP bis Microsoft Outlook. Das bedeutet: einheitliche Zugänge und Berechtigungen, einheitliche Benutzeroberflächen und schnelle und effiziente Suchfunktionen.
2. Digitalisierung umfassend planen: Neben der digitalen Akte sollten Sie auch Qualitätsmanagement, Vertragsmanagement, und andere Aspekte bei der Planung berücksichtigen. So vermeiden Sie redundante Lösungen und erleichtern Ihren Mitarbeitern die Arbeit. Außerdem kann die Umstellung dann insgesamt deutlich schneller vollzogen werden.
3. Auf kompetente Unterstützung vertrauen: Von der Einrichtung der Software bis zur konkreten Digitalisierung Ihrer Personalakte sollten alle Schritte möglichst reibungslos verlaufen. Wir unterstützen Sie gerne dabei und sind auch nach der Umstellung gerne Ihr Service-Ansprechpartner. So können Sie nicht nur sicherstellen, dass die neue Lösung alle Ihre Anforderungen erfüllt und zu einem effizienteren Arbeiten führt, sondern auch, dass die Mitarbeiter mit Ihren neuen Arbeitsmitteln zufrieden sind.
Die digitale Personalakte – Software für die Akte der Zukunft
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen sämtliche Personalakten digitalisieren, werden Ihre Mitarbeiter umgehend den Unterschied in der Arbeitsweise bemerken: Akten können in digitaler Form deutlich flexibler, kooperativer und standortunabhängiger genutzt werden. Ein entscheidendes Merkmal der Softwarelösung d.3 ist dabei die elektronische Akte, die logisch strukturiert ist und in der sich alle für einen Vorgang relevanten Dokumente befinden.
So können beispielsweise Krankmeldungen automatisch der entsprechenden Akte zugeordnet werden und über Schnittstellen können die Lohnbuchhaltung, die Urlaubsplanung und andere wichtige Bereiche direkt Informationen mit der elektronischen Akte austauschen. Ihre Personalabteilung wird durch diese direkten Schnittstellen von zahlreichen zeitraubenden Aufgaben entlastet und kann mehr Zeit für wichtigere Aufgaben der Personalentwicklung aufbringen. Über temporäre Berechtigungen können Ihre Mitarbeiter auch schnell und unkompliziert über die Daten ihrer Personalakte und, zum Beispiel, über verbleibende Urlaubstage, informiert werden.
Sie möchten mehr über die Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement erfahren – und darüber, welche Vorteile die digitale Personalakte Ihrem Unternehmen bringt? Wir beraten Sie gerne zu allen wichtigen Aspekten der Digitalisierung Ihres Unternehmens, von der Planung bis zur effizienten Arbeit mit den neuen, digitalen Möglichkeiten.