Effizienter Arbeiten dank ​Qualitätsmanagement-Software in der Cloud

Unsere Lösungen ermöglichen ein schnelles, effizientes und ​qualitatives Dokumentenmanagement​ – so können Sie intuitiv und praktisch Ihre ​QM-Dokumente verwalten​.
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Die vielen Gründe für eine ​Qualitätsmanagement-Software​

Ein effizientes und umfassend dokumentiertes ​Qualitätsmanagement​ ist in vielen Unternehmen erforderlich – außerdem wird es für die ISO-9001-Zertifizierung verlangt. Ein wesentlicher Bestandteil von ​Qualitätsmanagement​ ist die Standardisierung betrieblicher Abläufe, weshalb für sämtliche betrieblichen Prozesse und Prozessschritte Handbücher erstellt werden. Eine solche Standardisierung hat zwei Vorteile: Erstens werden sämtliche Prozesse transparenter und lassen sich besser optimieren, zweitens können Fehler und Verzögerungen vermieden werden. Ein wesentlicher Nachteil ist aber, dass Handbücher und Prozessdokumentationen nur über Umwege zur Verfügung stehen – zum Beispiel, indem gedruckte Prozessdokumentationen durchgeblättert werden müssen oder bei häufig wechselnden Aufgaben erst die entsprechende Dokumentation angefordert werden muss.

Die Lösung für dieses Problem liegt in der Digitalisierung Ihrer Dokumente. Wenn Sie ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem verwenden, dann können Sie dieses auch hervorragend dafür nutzen, Ihre QM-Dokumentation​ jederzeit für Ihre Mitarbeiter verfügbar zu machen: In einer einheitlichen Oberfläche sind dann nicht nur sämtliche geschäftlichen Vorgänge und die dazugehörigen Dokumente und Schriftwechsel einsehbar, sondern es können auch immer sofort die passenden Handbücher abgerufen werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern es hilft auch dabei, die akurate Einhaltung der standardisierten Prozessschritte auch unter Zeitdruck sicherzustellen.

Wir beraten seit Generationen als regional ansässiges Familienunternehmen mittelständische Betriebe beim effizienten Business Process Management. Vor allem die Unterstützung bei der Digitalisierung von Unternehmen liegt uns am Herzen – und gerne beraten wir auch Sie dazu, wie Sie von digitalem ​Qualitätsmanagement​ profitieren können.

Die Vorteile von DM-gestütztem ​Qualitätsmanagement:
Fehlervermeidung und Zeiteinsparung dank Suchfunktionen
Schnelle Aktualisierung der Daten
Einfache Bedienung der Software

Intuitiv und schnell

Ihre Mitarbeiter können in jedem Schritt mühelos über Suchfunktionen die passenden Prozessdokumentationen abrufen. Das vermeidet Verzögerungen, Unsicherheiten und Fehler. Außerdem erleichtert es die Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Effizient und sicher 

Alle digitalen Dokumente können, wenn nötig, schnell und einfach aktualisiert werden. Den Mitarbeitern stehen dann sofort die jeweils aktuellen Versionen zur Verfügung. So können Sie Ihre ​QM-Dokumentation problemlos jederzeit weiter optimieren.

Einfach und sinnvoll

Da das ​Qualitätsmanagement​ in das bestehende Dokumentenmanagementsystem eingebunden wird, stellt die Bedienung und Nutzung keinen zusätzlichen Aufwand dar. Dafür bleibt Ihren Mitarbeitern der Umgang mit gedruckten Handbüchern oder lokal gespeicherten PDF-Dateien erspart.

Gegenüber gedruckten QM-Handbüchern stellt die Digitalisierung für die meisten Unternehmen eine klar zu bevorzugende Variante dar.​

Was sollte eine ​QM-Software​ können?

Wenn Sie Ihr ​Qualitätsmanagement​ digitalisieren möchten, dann benötigen Sie eine geeignete Software. Diese ist dafür erforderlich, dass Sie und Ihre Mitarbeiter Ihre Qualitätsmanagemen​t-Dokumente gezielt speichern, durchsuchen und abrufen können. Außerdem sollten Sie damit Ihre ​QM-Dokumente​ verwalten können, zum Beispiel, wenn Sie Prozessdokumentationen verändern, löschen oder neu hinzufügen oder wenn lose Dokumentationen einzelnen Prozessen zugeordnet werden sollen. Aber worauf sollten Sie achten, wenn Sie sich für eine digitale QM-Lösung entscheiden möchten?

1. Einfache Bedienung: Je einfacher die jeweiligen Prozessdokumentationen zur Verfügung gestellt werden, desto leichter ist es für Ihre Mitarbeiter, die richtigen Schritte zu befolgen. Außerdem spart eine schnell verfügbare Dokumentation wertvolle Zeit, vor allem bei neuen Mitarbeitern oder häufig wechselnden Prozessen.

2. Datenschutz und Sicherheit: Die Dokumente sollten selbstverständlich nur Ihren jeweils berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung stehen – und niemandem außerhalb des Unternehmens. Daher ist es notwendig darauf zu achten, dass Ihre Daten und Dokumente in der Lösung ausreichend geschützt werden.

3. Integrationsmöglichkeiten: Nahtlose Übergänge ermöglichen ein schnelles, unterbrechungsfreies Arbeiten. Wir halten daher die Integration des Qualitätsmanagement​s mit all seinen Dokumenten in ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem für eine sinnvolle Lösung.

Unsere Lösungen mit der Software d.3 von d.velop oder mit Microsoft SharePoint als vollwertige Dokumentenmanagementsysteme integrieren nicht nur die Eingangsrechnungsverarbeitung und das Eingangspostmanagement. Sie ermöglichen es auch, sämtliche ​QM-Dokumente​ mit dem gleichen Funktionsumfang mitzuverwalten. Der Vorteil für Ihre Mitarbeiter ist, dass sie alle notwendigen Informationen für jeden Arbeitsschritt schnell zur Verfügung haben und mit sehr ausgereifter, intuitiver und sicherer Software arbeiten.

Das ​Qualitätsmanagement​ nahtlos im Dokumentenmanagement integrieren

Die Zukunft des betrieblichen Dokumentenmanagements ist digital – einerseits erscheint dies als große Herausforderung für viele Unternehmen, andererseits liegen darin auch große Chancen vor allem für mittelständische Unternehmen, effizienter, sicherer und stärker im Wettbewerb zu werden. Besondere Vorteile bieten digitale Lösungen im Bereich der Zeit- und Platzersparnis: Akten benötigen nun keine Aktenschränke mehr und alle wichtigen Informationen sind auf Knopfdruck sofort verfügbar. Besonders erwähnenswert sind aber die Verknüpfungsmöglichkeiten, die ein ganz neues Arbeiten ermöglichen: So wird zum Beispiel das Vertragsmanagement in das Dokumentenmanagement so integriert, dass Sie blitzschnell alle passenden Vorgänge zu einem Vertrag finden können.

Außerdem können Sie, wie bereits angedeutet, das System als Qualitätsmanagement-Software​ verwenden: Indem Sie Ihre gesamte ​QM-Dokumentation digitalisieren und in Ihr Dokumentenmanagement einspeisen, ersparen Sie sich eine zusätzliche Software, die nicht nur mit Mehrkosten für Lizenzen verbunden wäre, sondern auch die Nutzung aufwendiger gestalten würde.

Wir unterstützen Sie gerne dabei, ein modernes und zukunftsfähiges QM-System in Ihrem Unternehmen umzusetzen, indem Sie es digitalisieren und in elektronischer Form nutzbar machen. Sie und Ihre Mitarbeiter können dann über die Suchfunktion sekundenschnell alle wichtigen Informationen zu jedem einzelnen Schritt abrufen, statt in gedruckten Dokumentationen zu blättern.

Sie haben noch Fragen zu den Vorteilen von digitalem ​Qualitätsmanagement​ oder zu den dafür notwendigen Voraussetzungen? Kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne ausführlich und begleiten Sie als zuverlässiger Partner durch sämtliche von Ihnen gewünschten Digitalisierungsprozesse.

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