Digitales ​Vertragsmanagement – Verträge neu erleben dank der Cloud

Ob Ihr eigenes ​IT-Vertragsmanagement​ oder die ​Vertragsorganisation​ für Ihre Kundenbeziehungen – mit digitalem Vertragsmanagement haben Sie immer alles Wichtige im Blick und können unnötige Mehrausgaben schnell identifizieren.
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Keine schlummernden Kosten mehr!

In der ​Vertragsverwaltung​ schlummern oft unentdeckte Kostenfallen: Zum Beispiel alte Verträge, die vergessen und nie gekündigt wurden. Insbesondere im Bereich der IT-Verträge für Ihre Büroinfrastruktur kann es sich hierbei um hohe laufende Kosten handeln, die schnell unübersichtlich werden. Andere Verträge sind mit komplizierten Vorgängen aus verschiedenen Akten verbunden – und es kann schnell passieren, dass wichtige Informationen übersehen werden, wenn die Verträge ausschließlich in Papierform vorliegen und in physischen Akten abgelegt sind. Mit einer digitalen Vertragsverwaltung gehören solche Probleme der Vergangenheit an: Verträge können nicht nur digital archiviert und schnell aufgefunden werden, sondern sie lassen sich auch in logischen digitalen Akten mit allen relevanten Vorgängen verknüpfen.

Als regional verwurzeltes Familienunternehmen unterstützen wir bereits seit Jahrzehnten zahlreiche mittelständische Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse – inzwischen vor allem bei der erfolgreichen Digitalisierung dieser Prozesse. Gerne beraten wir Sie dazu, wie ein digitaler ​Vertragsmanagement-Prozess​ Ihr Unternehmen langfristig organisatorisch und finanziell entlasten kann. Auf Wunsch begleiten wir Sie dann auch als zuverlässiger Partner bei der kompletten Umsetzung.

Vorteile von digitalem Vertragsmanagement:
Schneller Dokumentenzugriff durch Digitalisierung
Automatische Zuordnung von Verträgen
Sichere und einfache Lagerung der Verträge
Nahtlose Integration in andere Unternehmenssysteme möglich

Schneller Zugriff auf alle relevanten Dokumente

In digitaler Form sind die Vertragsdokumente für alle berechtigten Mitarbeiter such- und abrufbar. So entfällt die zeitraubende Suche nach physischen Dokumenten, außerdem können mehrere Mitarbeiter zeitgleich dieselben Dokumente einsehen. Dabei ist der Zugriff nicht lokal begrenzt, sondern auch beispielsweise für den Außendienst mit einem internetfähigen Endgerät möglich.

Zeitersparnis durch Automatisierungsmöglichkeiten 

Digitalisierte Eingangspost kann automatisch bestimmten Verträgen zugeordnet werden. So haben Sie ständig einen aktuellen Überblick über alle relevanten Dokumente zu einem Vertrag, ohne dass neue Dokumente manuell in den Vorgang einsortiert werden müssen.

Einfaches und sicheres Archivieren

Da digitale Verträge nicht in Aktenschränken aufbewahrt werden, fällt das Archivieren wesentlich leichter als bei physischen Vertragsdokumenten. Die von uns genutzten Lösungen erfüllen in dieser Hinsicht alle rechtlichen Voraussetzungen und schützen die archivierten Dokumente vor unbefugtem Zugriff innerhalb oder außerhalb des Unternehmens.

Integration in Unternehmenssysteme

Digital verfügbare Verträge können über entsprechende Schnittstellen nahtlos in Buchhaltungssysteme, SAP und andere digitale Unternehmenssysteme übergeben werden. Das geht nicht nur schneller als mit herkömmlichen Verfahren, sondern spart durch Automatisierung auch Aufwand.

Effizientes ​Vertragsmanagement: Software​ für alle Ansprüche

Wenn Sie digitale ​Verträge verwalten​ möchten, dann benötigen Sie das digitale Äquivalent zu Akten, Aktenschränken und einem Ablagesystem. Dieses finden Sie in spezialisierter Software für ​digitales Vertragsmanagement​, das zum digitalen Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen gehört. Die Software übernimmt wichtige Sortier- und Verknüpfungsfunktionen, die Ihnen das Auffinden von Verträgen und das Zuordnen relevanter Vorgänge deutlich erleichtern. Das ist nicht nur bequem – es führt auch zu einer deutlichen zeitlichen Entlastung und zu mehr Überblick über laufende und archivierte Verträge.

Bei der Auswahl einer geeigneten Software sollten Sie vor allem darauf achten, dass sie diese drei Anforderungen erfüllt:

1. Sicherheit und Zuverlässigkeit: Die Sicherheit Ihrer Daten sollte unter zwei Aspekten gewährleistet sein. Erstens müssen die Verträge, vor allem solche, die sensible Daten enthalten, ausreichend vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Zweitens sollten natürlich die archivierten Verträge auch vor Datenverlust geschützt sein.

2. Funktionen und Nutzerfreundlichkeit: Komfortable Such- und Sortierfunktionen und eine intuitive Benutzeroberfläche sollten für eine ​Vertragsmanagementsoftware selbstverständlich sein. Denn eine einfache und effiziente Bedienung erhöht nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern spart auch Zeit und damit Geld.

3. Integrationsmöglichkeiten: Idealerweise ermöglicht es Ihre digitale Dokumentenverwaltung, die Verträge auch in anderen Unternehmenssystemen, von SAP oder Outlook bis hin zur digitalen Buchhaltung, zu nutzen. Vor allem abteilungsübergreifende Prozesse können so deutlich vereinfacht werden.

Neben der Software zur Dokumenten- und Vertragsverwaltung sind gegebenenfalls ein digitales Eingangspostmanagement und eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung empfehlenswert, um sämtliche relevanten Prozesse vollständig digital abwickeln zu können. Egal, wie weit Ihre Unternehmensprozesse bereits digitalisiert sind: Wir stellen sicher, dass Sie alle Anforderungen für ein ​digitales Vertragsmanagement​ erfüllen, und stellen Ihnen bewährte Softwarelösungen zur Verfügung.

Was Sie von einer ​Vertragsverwaltungssoftware​ erwarten können

Wenn Sie die Verträge in Ihrem Unternehmen digital verwalten, dann profitieren Sie vor allem von der schnellen Verfügbarkeit aller relevanten Dokumente und Informationen. Die Software hat aber verschiedene ​Aufgaben, Vertragsmanagement​ ist nur eine davon. Ein wichtiger Punkt ist auch die logische Verknüpfung mit anderen relevanten Dokumenten. Das könnten zum Beispiel Schriftwechsel zum Vorgang oder Rechnungen sein.

Das von unseren Kunden mit großer Zufriedenheit genutzte Dokumentenmanagementsystem d.3 von d.velop fügt Verträge mit dazugehörigen Kalkulationen, Schriftverkehr und Rechnungen zu logisch aufgebauten intelligenten Akten zusammen. Dies ermöglicht zum Beispiel auch ein wesentlich effizienteres Qualitätsmanagement, da alle relevanten Dokumente logisch miteinander verknüpft sind. Sie werden sich schnell an diese neue, sehr effiziente Form der Vertragsorganisation ​gewöhnen.

Ein weiterer Vorteil ist die Integration in Ihre vorhandenen Unternehmenssysteme: Die Informationen aus Ihren Verträgen können nahtlos in ERP- und CRM-Programmen, MS Office und Ihrer Buchhaltungssoftware weiterverarbeitet werden. Damit gehört eine digitale Vertragsverwaltung bei einem Unternehmen mit vollständig digitalisierten Geschäftsprozessen selbstverständlich dazu. Die Vorteile des ​digitalen Vertragsmanagements​ sind aber auch ein gutes Argument dafür, die längst überfällige Digitalisierung zentraler Vorgänge endlich in Angriff zu nehmen! Wir unterstützen Sie dabei gerne mit Kompetenz und Erfahrung.

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