Der Turbo für die elektronische Rechnungsverarbeitung: SharePoint mit ecspand

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Buchhaltung leicht gemacht mit elektronischer Rechnungsbearbeitung

Egal, ob Rechnungen per Post oder per E-Mail eingehen – die elektronische Rechnungsbearbeitung erleichtert die Buchhaltung erheblich und übernimmt intelligent zahlreiche Aufgaben selbst – Rechnungen verwalten war noch nie so einfach!

In Rechnungen sind alle zentralen Informationen in der Regel leicht erkennbar: zum Beispiel der Absender, der Rechnungsbetrag oder die Zahlungsinformationen. Daher ist es naheliegend, moderne digitale Lösungen einzusetzen, um die Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu erleichtern. Dies wird als elektronische Rechnungsverarbeitung bezeichnet. Daneben ist aber auch die elektronische Rechnungslegung ein wichtiger Vorteil: Alle eingegangenen Rechnungen können zentral und mit Volltextsuche durchsuchbar archiviert werden – auf Wunsch auch revisionssicher.

Insbesondere für mittelständische Unternehmen kann eine solche digitale Unterstützung die Buchhaltung deutlich entlasten und so neue Freiräume für weitere Entwicklungen schaffen. Als erfahrener Partner für den Mittelstand haben wir zahlreiche Digitalisierungsprozesse selbst erfolgreich begleitet und stehen auch Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Dabei hat sich die Kombination von Microsoft SharePoint und ecspand von d.velop bewährt. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr erfahren möchten!

Ihre Vorteile bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung mit ecspand:
Digitalisierung aller eingehenden Rechnungen
Erkennung & Extrahierung relevanter Daten
Zentrale Verwaltung & Archivierung der Rechnungen
Nahtlose Einbindung in bestehende Programme

Digitalisierung

Alle eingehenden Rechnungen werden digitalisiert und stehen dann in einem einheitlichen Format zur Verfügung, das weiterverarbeitet und anschließend digital und platzsparend archiviert werden kann.

Automatisierte Erkennung

Nach dem Scanprozess können relevante Daten selbstständig erkannt und extrahiert werden. Dabei werden die Daten automatisch auf Vollständigkeit und Einhaltung rechtlicher Regeln geprüft. Auch der Auftragsabgleich kann automatisiert durchgeführt werden.

Zentrale Verwaltung

Alle Rechnungen stehen Ihnen und Ihren befugten Mitarbeitern zentral zur Verfügung und können auch standortunabhängig, zum Beispiel für Freigaben von einer Geschäftsreise aus, mobil eingesehen werden. Außerdem werden sie zentral archiviert – auch alte Rechnungen stehen mit nur wenigen Klicks schnell überall zur Verfügung. 

Integration in Office und ERP

Die tiefe Integration in verschiedene wichtige Programme ermöglicht einen nahtlosen Übergang von der Eingangsrechnungsverarbeitung zu Systemen wie Dynamics AX/NAV oder SAP.

Mit SharePoint die Eingangsrechnungsverarbeitung revolutionieren

Elektronische Rechnungsverarbeitung mit SharePoint und ecspand bietet gleich zwei Vorteile: Erstens stehen die gescannten Rechnungen digital und in extrahierbarem Format zur Verfügung und zahlreiche Schritte können automatisiert werden. Und zweitens sind sie direkt in ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem eingebunden, in dem Sie und Ihre Mitarbeiter einen ganz neuen, komfortablen Zugriff auf Rechnungen und andere Dokumente erleben. Zahlreiche lästige Arbeitsschritte entfallen – und zugleich haben Sie mehr Kontrolle über die Rechnungsverwaltung in Ihrem Unternehmen als je zuvor.

Wenn Sie bisher noch gar kein digitales ECM-System in Ihrem Unternehmen verwenden oder gerade damit beginnen, aber auch, wenn Sie Ihr ECM-System jetzt um ein leistungsfähiges Eingangsrechnungsmanagement erweitern möchten, unterstützen wir Sie gerne. Insbesondere mit dem Mittelstand in unserer Heimatregion verbindet uns seit Jahrzehnten ein aus erfolgreicher Zusammenarbeit gewachsenes, vertrauensvolles Verhältnis. Wenden Sie sich mit Ihren Fragen gern an uns!

Wenn Sie ecspand mit SharePoint als Rechnungsprogramm einsetzen, werden Sie einige innovative Vorteile entdecken:

1. Zentrales Rechnungsbuch: Direkt nach dem Scan gelangt die Rechnung an einen zentralen Speicherplatz, von wo aus sie für alle weiteren notwendigen Prozesse zur Verfügung steht. Dort kann sie auch später immer wieder aufgefunden werden und ist dort direkt in Ihr ERP eingebunden.

2. Extraktion von Inhalten: Zahlreiche Inhalte aus den eingehenden, gescannten Rechnungen können automatisch extrahiert werden. Dazu zählen Datum, Rechnungsnummer, Bankdaten, Währungen und mehr. Auch Einzelpositionen können extrahiert und dann direkt validiert oder in anderen Systemen weiterverarbeitet werden.

3. Vorkonfigurierte und erweiterbare Logiken: Für den schnellen Start sind bewährte, vorkonfigurierte Logiken für die Rechnungsverarbeitung bereits integriert. Es können aber auch jederzeit modulweise zusätzliche Logiken und Erweiterungen für Projekte hinzugefügt werden.

Daraus ergibt sich eine ganz neue Art, im Unternehmen mit Eingangsrechnungen umzugehen: Viele lästige Aufgaben entfallen und die Rechnungsverarbeitung wird transparenter, übersichtlicher und deutlich schneller. Außerdem lassen sich auf dieser Plattform noch weitere digitale Prozesse umsetzen: zum Beispiel das Vertragsmanagement mit SharePoint und das Qualitätsmanagement mit SharePoint.

SharePoint-Buchhaltung – effizient, einfach und elegant!

Elektronische Rechnungsbearbeitung bringt eine deutliche Entlastung für Ihre Buchhaltung. Dafür sorgt vor allem die intuitive Validierung der Rechnungen: Dabei führt eine übersichtliche und leicht zu bedienende Oberfläche den prüfenden Buchhalter durch sämtliche relevanten Felder und bietet dabei Vorschläge und andere Unterstützung. Auch eine Vorschau auf den Originalausschnitt der gescannten oder per E-Mail eingesandten Rechnung ist damit möglich. So können eventuelle Fehler vermieden werden und Kontrolle und Transparenz werden sichergestellt. Die Datenerkennung wird dabei durch ein ständiges Training durch den Buchhalter verbessert und ist auch für neue Rechnungsfelder lernfähig. Doch die digitale Rechnungsbearbeitung kann noch mehr: Die Freigabe eingegangener Rechnungen kann direkt als Workflow mit SharePoint umgesetzt werden. Abteilungsleiter und Geschäftsführung finden den Freigabewunsch in ihrem zentralen Aufgabenpostfach und können die Freigabe mit nur wenigen Klicks erteilen. Der Freigabeprozess selbst ist wiederum in zahlreiche weitere Anwendungen integriert. Im Ergebnis wird die Buchhaltung durch einen automatisierten Freigabeprozess deutlich entlastet und dringende Rechnungen können auch mobil von Geschäftsreisen und Außer-Haus-Terminen aus schnell und mühelos geprüft und freigegeben werden. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit auf der ganzen Welt auf Prozesse und Dienste zugreifen können, möchten wir zukunftsbetrachtet den mobilen Arbeitsplatz gestalten.

In der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung liegt die Zukunft in einer immer digitaler funktionierenden Welt. Auch für den Mittelstand. Lassen Sie sich jetzt von uns zu Ihren Chancen, Möglichkeiten und Vorteilen beraten: Wir sind gerne Ihr kompetenter und zuverlässiger Partner mit einem Auge fürs Detail – egal, ob Sie bisher noch überwiegend analog arbeiten oder schon erste digitale Schritte gewagt haben!

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