Ganz einfach in ​Outlook SharePoint​-Funktionen verwenden – mit ecspand

Outlook speichert E-Mails und Dateianhänge üblicherweise lokal und nicht in ​SharePoint. Outlook-Integration​ mit der ecspand-Sidebar macht daher wichtige Dokumente und Inhalte schnell unternehmensweit verfügbar - ohne dass Sie Outlook dafür verlassen müssen! So stellt mobiles Arbeiten zukünftig kein Problem mehr dar.
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Innovativ, jederzeit verfügbar und einfach zu integrieren: Die ​Outlook-Sidebar von ecspand

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Microsoft SharePoint einsetzen, dann haben Ihre Mitarbeiter sich sicher schnell an das kollaborative Arbeiten gewöhnt. Nur E-Mails stellen immer wieder ein Problem dar: Inhalte und Dateianhänge aus E-Mails in SharePoint abzulegen und Inhalte aus SharePoint in E-Mails einzufügen ist aufwendig, da wiederholt zwischen Programmen gewechselt werden muss: Zwischen ​SharePoint, E-Mail​-Programm, Windows Explorer und eventuell noch zahlreichen weiteren Anwendungen.

Die Lösung dafür bietet die ​Outlook-Sidebar von ecspand​. Damit sind relevante SharePoint-Inhalte nahtlos in Outlook verfügbar und andersherum können auch Inhalte aus Outlook, zum Beispiel angehängte Dateien oder auch E-Mails, in SharePoint strukturiert verfügbar gemacht werden. Der Vorteil ist dabei, dass die Sidebar direkt in Outlook eingebunden ist und das Programm nicht gewechselt werden muss, um Dateien zu teilen.

Als regionaler Dienstleister haben wir in den vergangenen Jahrzehnten zahlreiche mittelständische Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. In den letzten Jahren haben wir in diesem Rahmen immer mehr Unternehmen bei der Digitalisierung begleitet und beim Aufbau einer zukunftssicheren IT-Infrastruktur unterstützt. Aufgrund unserer Erfahrung und der Erfahrung unserer Kunden sind wir von der ecspand-Sidebar überzeugt: Sie ist intuitiv verständlich, leicht zu bedienen und spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit. Außerdem funktioniert Sie mit Ihrem vorhandenen MS SharePoint.

Wesentliche Vorteile bei der Nutzung der ​ecspand-Sidebar für Outlook:
Nahtlose Integration in Outlook, Explorer und die Office Umgebung
Vereinfachtes Ablegen von Dokumenten und Ordnern
Schnellerer Zugriff auf verschiedene Funktionen
Zentrale Verfügbarkeit relevanter Informationen

Nahtlose Integration in Outlook und Explorer und die Office Umgebung (MS Word, MS Excel und MS Powerpoint)

Es ist kein Programmwechsel erforderlich und Sie haben alle relevanten Funktionen immer schnell im Blick. Sie können nicht nur Dateien aus Outlook, sondern auch Dateien und Ordner aus dem Windows Explorer mit wenigen Klicks in SharePoint ablegen.

Einfaches Ablegen von Dokumenten und Ordnern

Ganze Ordner können per Drag and Drop aus dem Windows-Explorer in die ecspand-Sidebar verschoben werden, wo sie dann gesammelt mit Informationen versehen und abgelegt werden können. Das erleichtert zum Beispiel das Zusammenstellen von Dokumenten aus unterschiedlichen lokalen Ordnern für eine einzelne Akte erheblich.

Schneller Zugriff auf SharePoint 

Verschiedene Funktionen, wie zum Beispiel die Historie oder die Möglichkeit, Akten anzulegen, sind direkt in Outlook verfügbar. So können viele Aufgaben schnell und ohne Programmwechsel erledigt werden.

Zentrale Verfügbarkeit von Informationen 

Alle Informationen sind über SharePoint zentral verfügbar. Dabei sorgen die einstellbaren Berechtigungen dafür, dass jeder Mitarbeiter in seiner Sidebar nur die Dateien und Funktionen angezeigt bekommt, die er benötigt und für die er die erforderliche Berechtigung hat.

Die ecspand-Sidebar für ​SharePoint: Outlook-Integration​ und vieles mehr

Es stehen sehr viele praktische Funktionen mit der ecspand-Sidebar zur Verfügung– Outlook-Integration ist nur eine davon. Zusammen mit dem ecspand-Center erweitern Sie aber auch die Möglichkeiten, die Ihnen mit SharePoint zur Verfügung stehen.

Die kollaborative Arbeit an Dokumenten wird durch die Aktenstruktur und zahlreiche modulare Erweiterungsmöglichkeiten noch effizienter: Zum Beispiel durch ERP-Integration oder optimierte Workflows mit SharePoint.

Mit der ecspand-Sidebar stehen Ihnen zusätzlich auch folgende Funktionen zur Verfügung:

1. SharePoint-Funktionen direkt in Outlook: Sie können direkt auf Workflows reagieren und zum Beispiel Akten erstellen, Informationen aus Akten finden oder Dokumente zu Akten hinzufügen, ohne die Outlook-Oberfläche zu verlassen.

2. Wechsel zu ecspand mit Doppelklick: Wenn Sie mehr Informationen benötigen, können Sie auf eine Akte doppelklicken und sie öffnet sich im ecspand-Center. Dort finden Sie alle Informationen übersichtlich strukturiert in einer größeren Ansicht.

3. Strukturierte, vorgangsbezogene Ablage: Sie können, zum Beispiel zu Vorgängen oder Produkten, vorgangsbezogene Akten anlegen. Alle darin abgelegten Dokumente erben automatisch die Metadaten, die Sie in dieser Akte hinterlegt haben.

4. Zudem können wichtige geschäftliche Korrespondenzen im Hintergrund rechtssicher und revisionssicher archiviert werden. Dabei bleiben sie den jeweiligen Akten zugeordnet und sind über die Such- und Filterfunktionen von ecspand schnell auffindbar.

Sie möchten mehr darüber erfahren, welche Möglichkeiten Ihnen ecspand über die Outlook-Integration von SharePoint hinaus bieten kann?

Kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne ausführlich zu den Möglichkeiten und Vorteilen Ihrer Digitalisierungsprozesse.

Wenn Sie ​SharePoint mit Outlook verbinden​, gewinnen Sie doppelt!

Wenn Sie sich erst einmal an die nahtlose Verbindung von SharePoint und Outlook gewöhnt haben, dann werden Sie sie bald kaum noch aus dem Alltag wegdenken können. Doch die Integration von SharePoint ist erst der Anfang der Möglichkeiten, die Ihnen auf Wunsch mit ecspand offenstehen: Mit dem leistungsfähigen, modularen ECM-System ist eine vollständige Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse möglich. Für diese ist die SharePoint-Outlook-Integration​ wiederum sehr praktisch – zum Beispiel für das Qualitätsmanagement mit SharePoint , da Handbücher direkt beim Verfassen von Angebots-Mails und anderen E-Mails sofort zur Verfügung stehen.

Die bewährte Softwarelösung ecspand von d.velop ist also mehr als nur ein SharePoint-Outlook-Connector​: Sie hilft dabei, zu strukturieren, zu suchen und zu finden – und macht damit viele Vorgänge deutlich schneller und einfacher.

Wir unterstützen Sie gerne dabei, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden und umzusetzen. Sie benutzen kein SharePoint, sondern speichern Ihre Dokumente noch lokal oder auf einem Fileserver? Lassen Sie sich gerne von uns zu den Möglichkeiten beraten, wie Sie mit einer digitalen Dokumentenverwaltung schneller, effizienter und sicherer arbeiten können!

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