Die HR digitalisieren – mit der SharePoint-Personalakte von d.velop

Personalakten gehören zu den sensibelsten und zugleich wichtigsten Unterlagen in Ihrem Unternehmen. Steigen Sie jetzt um auf die digitale Personalakte – SharePoint und d.velop bieten Ihrer Personalabteilung mehr Sicherheit und Komfort als je zuvor!
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Personalverwaltung leicht gemacht dank digitalisierten Personalakten mit SharePoint

In jeder Personalabteilung jedes Unternehmens muss regelmäßig Zeit aufgewendet werden, wenn mit Personalakten gearbeitet wird: Zunächst kann, je nach Mitarbeiterzahl, schon die Anzahl der Akten problematisch sein, wenn HR-Mitarbeiter schnell eine Information suchen oder etwas einsortieren möchten. Außerdem gelten für Personalakten besondere Datenschutzvorschriften: Sie müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt sein und dennoch muss den Mitarbeitern jederzeit Einblick in ihre eigenen Akten möglich sein. Mit der elektronischen Personalverwaltung gehören viele lästige Arbeitsschritte der Vergangenheit an. Dazu gehört, dass Sie sämtliche Personalakten digitalisieren. SharePoint und die ecspand-Personalverwaltung von d.velop bieten Ihnen ein professionelles Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement mit spezifisch auf diese Aufgabe zugeschnittenen Lösungen. Diese Kombination hat sich in zahlreichen Digitalisierungsprojekten bewährt, die wir bereits mehrfach erfolgreich in unserer Heimatregion mit mittelständischen Unternehmen durchgeführt haben.

Ihre Vorteile durch Personalakte mit SharePoint und ecspand auf einen Blick:
Platzsparend dank digitaler Archivierung
Schnellere und effizientere Abläufe
Gute Integrationsmöglichkeit in vorhandene Business-Systeme
Höchste Datensicherheit durch spezielle Berechtigungsstrukturen

Platzsparend

Sie benötigen keine gesondert gesicherten Aktenschränke mehr und die Archivierung alter Personalakten nimmt ebenfalls keinen zusätzlichen Platz mehr in Anspruch. Ihre Personalabteilung ist sicher für mehr Platz in ihren Räumen dankbar!

Schnell und effizient

Personalstammdaten und andere Informationen stehen jeweils mit nur wenigen Klicks zur Verfügung. Für viele Aufgaben, z. B. Bewerbung oder Ein- bzw. Austritt, gibt es standardisierte Prozesse.

Gut integriert

Das ecspand-Personalmanagement ist in Business-Systeme wie SAP und LOGA integriert. Dies erleichtert deutlich die Datenübergabe und zusätzlich können Übertragungsfehler künftig vermieden werden.

Äußerst sicher

Über die ecspand-Berechtigungsstruktur und das Audit-Logging wird höchste Datensicherheit gewährleistet. Nur berechtigte Nutzer haben Zugriff auf die Personalakten und jeder Aufruf wird einzeln protokolliert.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie auch Ihre Personalabteilung mit einer digitalen Lösung deutlich entlastet werden kann? Und wie die Digitalisierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen zu mehr Effizienz beiträgt? Wir beraten Sie gerne ausführlich – kontaktieren Sie uns!

Welche Besonderheiten bietet die digitale Personalakte mit Microsoft SharePoint?

Wenn Sie Ihr Personalmanagement mit Microsoft SharePoint und ecspand digitalisieren, dann sichern Sie sich zahlreiche Vorteile, die weniger vernetzte Stand-alone-Softwarelösungen nicht bieten. Die Informationen aus der digitalen Personalakte können mit anderen Akten oder Prozessen wie zum Beispiel aus dem Bereich Qualitätsmanagement vernetzt werden. Denkbar ist auch eine Vernetzung zu Projekten, für welche der Mitarbeiter eingeplant ist. So haben Sie den nahtlosen Übergang zum Projektmanagement und in die korrespondierende Aufgaben des Mitarbeiters. Informationen aus der Personalakte vernetzen sich somit mit korrespondierten Informationen aus anderen Unternehmensvorgängen, Abteilungen und Prozessen.

Gleichzeitig profitieren Sie von den weiteren Möglichkeiten, die ecspand Ihnen zur unternehmensweiten Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit bietet. Dazu gehört auch das einheitliche Berechtigungssystem innerhalb Ihrer SharePoint-Umgebung. Gerne beraten wir Sie ausführlich dazu, wie Sie ausgehend von Ihrer Personalabteilung weitere Geschäftsbereiche durch Digitalisierung effizienter und moderner gestalten können und durch unserer IT Services eine zukunftssichere Infrastruktur implementieren.

Daraus ergeben sich weitere spezifische Vorteile bei der Nutzung der ecspand-Personalverwaltung:

1. Ihr Unternehmen wird entlastet: Die intuitive Oberfläche macht die Arbeit mit der digitalen Personalakte einfach und nutzerfreundlich. Gleichzeitig werden Ihre Mitarbeiter in der Personalabteilung deutlich entlastet. Die sichere digitale Aufbewahrung spart zudem vor allem in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern Platz im Büro.

2. Einheitliche Umgebung mit d.velop ECM: Sie können alle Prozesse Ihres Unternehmens, von der Personalverwaltung bis zum Qualitätsmanagement, mit SharePoint bündeln und erhalten so mehr Transparenz und Überblick. Außerdem profitieren Ihre Mitarbeiter von einer einheitlichen Benutzeroberfläche und einer einheitlichen Berechtigungsstruktur.

3. Erweiterbar mit Archivierung, Workflow und ERP-Integration: Das Personalmanagement kann mit verschiedenen Modulen für mehr Effizienz und mehr Funktionen erweitert werden. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit, einen Workflow mit SharePoint zu entwickeln, anzustoßen oder zu bearbeiten, wie auch die Möglichkeit, Personalakten rechtssicher zu archivieren oder mit Systemen wie beispielsweise SAP oder mit Microsoft Dynamics AX/NAV zu verbinden.

Kurz gesagt: Ihre Mitarbeiter sparen Zeit und in der Regel wird die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich erhöht, da lästige Tätigkeiten wegfallen und die Oberfläche sehr benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet ist. Zudem ermöglicht dies ihren Mitarbeitern jederzeit und überall auf die Prozesse und Dienste zugreifen zu können.

Gerne beraten wir Sie ausführlich zu den Möglichkeiten, die sich durch die Nutzung von ecspand mit SharePoint für Sie eröffnen. Vor allem mittelständische Unternehmen profitieren unserer Erfahrung nach von der modularen Struktur – so bekommen Sie genau die Lösung, die Sie für Ihren Geschäftsbetrieb benötigen. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren!

Die ideale und innovative Umgebung für die digitale Personalakte: MS SharePoint

Natürlich benötigen Sie eine leistungsfähige Umgebung, in die Sie Ihre Personalakten digitalisieren. SharePoint bietet Ihnen die wichtigsten Eigenschaften, die dafür erforderlich sind: Sicherheit, Flexibilität und kollaborative Funktionen. In Verbindung mit ecspand bietet es aber noch viel mehr: Eine nahtlose Einbindung der Personalverwaltung in Ihr digitales Dokumentenmanagement.

Wenn Sie bisher Ihre Geschäftsvorgänge noch nicht digitalisiert haben, bietet Ihnen diese Kombination einen hervorragenden Einstieg. Mit modularen Erweiterungen sind zahlreiche weitere Digitalisierungsschritte in einer einheitlichen Oberfläche und ohne großen Schulungsaufwand für Ihre Mitarbeiter möglich, von der Digitalisierung des Posteingangs bis hin zum Vertragsmanagement mit SharePoint und einer Verbindung von SharePoint und Ihrem Enterprise Resource Planning.

Wir haben bereits in zahlreichen mittelständischen Unternehmen erfolgreich ECM- und Personalverwaltungslösungen auf Basis von SharePoint umgesetzt. Wenn Sie sich für effiziente, digitale Lösungen für Ihre Aktenberge interessieren – zögern Sie nicht und lassen Sie sich von uns beraten!

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