Innovatives Vertragsmanagement mit SharePoint: Schluss mit dem Aktenchaos!
Wenn Sie Ihre Verträge in SharePoint digital managen, dann profitieren Sie nicht nur von fortschrittlichen digitalen Möglichkeiten – sondern auch von den Vorteilen eines bewährten Dokumentenmanagementsystems.
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Rüsten Sie sich für die Zukunft - mit digitalisiertem Sharepoint - Vertragsmanagement:
Mit dem gegenwärtig stattfindenden Digitalisierungsprozess gehören auch Verträge in Papierform zunehmend der Vergangenheit an. Digitale Verträge sind nicht nur platz- und papiersparend, sondern sie bieten auch noch eine Reihe von weiteren Vorteilen, die die gesamte Vertragsverwaltung komplett neu gestalten: Deutlich flexibler, schneller, effizienter und transparenter. Das Suchen nach alten Verträgen bedeutet keinen halben Tag im staubigen Archiv mehr, sondern ist mit wenigen Klicks erledigt. Und die Informationen aus den Verträgen stehen nahtlos in anderen Anwendungen, zum Beispiel in ERP-Systemen oder Microsoft Office, zur Verfügung.
Im Rahmen eines umfassenden digitalen Dokumentenmanagements mit ecspand ist das SharePoint-Vertragsmanagement eine hervorragende und gut skalierbare Lösung, die sich insbesondere für mittelständische Unternehmen anbietet. Dabei profitieren Sie von der kollaborativen Plattform Microsoft SharePoint mit all ihren Möglichkeiten sowie auch von den innovativen Funktionen für das Enterprise Content Management, die Ihnen ecspand innerhalb der SharePoint-Umgebung bietet.
Welche Vorteile bietet Ihnen Vertragsmanagement mit SharePoint und ecspand? Das erfahren Sie hier:
Intuitive Nutzung
Die Nutzer arbeiten quer durch das gesamte Dokumentenmanagement auf einer einheitlichen, intuitiv verständlichen Oberfläche. Das macht die Einarbeitung besonders einfach und unproblematisch und ermöglicht effizienteres Arbeiten.
Zentrale Dokumentenverwaltung
Alle Dokumente, sowohl Verträge als auch Dokumente aus der Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint, werden zentral abgelegt und sind standortunabhängig immer in der aktuellsten Version abrufbar. So vermeiden Sie zum Beispiel Probleme, die durch Versionsunterschiede lokal abgespeicherter Dokumente entstehen.
Individuelle Berechtigungen
Abhängig vom jeweiligen Status eines Vertrages können Sie individuelle Berechtigungen vergeben. So haben immer die jeweils in den konkreten Schritt involvierten Mitarbeiter und Abteilungen Zugriff auf den Vertrag.
Umfassende Integration
Alle Verträge stehen nahtlos in Office-Anwendungen zur Verfügung. So haben Sie bei Bedarf schnell alle aktuellen Informationen im Blick, ohne das Programm wechseln zu müssen. Auch Office ist integriert und Sie können für Freigaben und andere Prozesse individuelle Workflows mit SharePoint umsetzen.
Digital First: Zukunftsweisendes und innovatives Management von Verträgen in SharePoint
Die kollaborativen Möglichkeiten und praktischen Funktionen von SharePoint geben dem physischen, auf Papier gedruckten Vertrag nicht einfach nur ein digitales Pendant, sondern ermöglichen eine deutlich effizientere und flexiblere Arbeit mit Verträgen. Das fängt mit den ganz alltäglichen Dingen an, wie zum Beispiel dem Überblick über Kündigungsfristen und Laufzeiten. Oder mit der Lagerung – die bei digitalen Akten ganz ohne Lagerräume auskommt.
Sie werden aber auch eine ganz neue Art entdecken, mit Verträgen umzugehen. Zum Beispiel, wenn Sie einem Außendienstmitarbeiter schnell und mühelos einen wichtigen Vertragsabschluss genehmigen, während Sie hunderte Kilometer entfernt bei einem Geschäftsessen sitzen und Ihnen dabei sämtliche relevanten Informationen übersichtlich zur Verfügung stehen. Oder wenn sich die unnötigen Kosten durch nicht fristgerecht gekündigte Verträge ohne viel Aufwand drastisch reduzieren.
Dies sind einige Ihrer Möglichkeiten, wenn Sie Ihr SharePoint-Intranet mit ecspand für das digitale Vertragsmanagement nutzen:
1. Sie können Rechnungen und Verträge in einer Oberfläche verwalten: Was zunächst banal klingt, kann große Vorteile bringen, wenn Sie zahlreiche Verträge oder komplexe Langzeitverträge verwalten möchten. Mit wenigen Klicks können Sie sich über sämtliche Verträge – auch alte Verträge aus dem Archiv – und über die dadurch entstehenden Kosten und andere Aspekte informieren.
2. Workflows für Verträge erstellen: Für die Genehmigung von Verträgen und für andere Geschäftsprozesse rund um Ihre Verträge können Sie in ecspand in wenigen Schritten individuelle Workflows erstellen, die alle relevanten Mitarbeiter und Abteilungen einbinden. Der Umgang mit Verträgen wird so durch effizientere, schnellere Prozesse deutlich flexibler.
3. Die zentrale Vertragsakte nutzen: Alle Dokumente zu einem Vertrag werden in der digitalen Vertragsakte zentral abgelegt. Von dort aus steht der Vertrag mit allen zugehörigen Dokumenten immer genau den Mitarbeitern zur Verfügung, die zur Einsicht und Bearbeitung in der jeweiligen Vertragsstufe berechtigt sind. Auch mobil, mit dem Smartphone oder Tablet.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie mit digitaler Vertragsverwaltung nicht nur Ihre Aktenberge auflösen, sondern auch noch deutlich effizienter arbeiten können, beraten wir Sie gerne. Wir haben bereits zahlreiche mittelständische Unternehmen bei der erfolgreichen Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse begleitet und so mobile Arbeitsplätze für die Zukunft geschaffen.
Mit SharePoint-Vertragsmanagement von der Digitalisierung profitieren
In einer Microsoft-SharePoint-Umgebung lässt sich digitales Vertragsmanagement hervorragend in weitere Geschäftsprozesse integrieren. Ideal ist dabei die Kombination mit ecspand als leistungsfähiger Dokumentenmanagementlösung, die auch zahlreiche weitere Funktionen, von der Eingangspostverarbeitung bis zum Qualitätsmanagement mit SharePoint, beinhaltet. Die Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter liegen dabei vor allem in der Entlastung von zeitaufwendigen Such- und Sortieraufgaben sowie in den zahlreichen Schnittstellen. Über diese ist im gesamten Umfeld von SharePoint der Vertrag dann nahtlos für weitere Anwendungen und Geschäftsprozesse verfügbar.
Vor allem, wenn Sie Ihre Verträge noch komplett auf Papier handhaben und archivieren, ist der Schritt zum digitalen Vertragsmanagement erst einmal groß. Dafür ist er aber auch umso lohnenswerter – und auf lange Sicht für viele Unternehmen auch aus wirtschaftlicher Sicht wichtig. Viele bisher aufwendige Schritte, von der Vertragsgenehmigung über die Kontrolle von Zahlung und Laufzeiten bis zur Archivierung, sind digital mit wenigen Klicks erledigt. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umstellung – mit viel Erfahrung mit den Bedürfnissen mittelständischer Unternehmen und einem offenen Ohr für Ihre Wünsche und Vorstellungen. Machen Sie sich mit uns bereit für die digitale Zukunft